企業定位：竭誠為客戶提供一站式、全過程工程咨詢服務
企業使命：為項目創造價值，為客戶追求卓越，為員工增進福祉
服務宗旨：公正 專業 科學 誠信
政府采購編號：邵東財采計[2019]110
委托代理編號：HNXZ-2019-CZ-XMZB-1045
采購人（全稱）：邵東市檔案館（甲方）
供應商（全稱）：湖南琴海數碼股份有限公司（乙方）
根據《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國政府采購法》及其他有關法律、法規、規章，就檔案信息化掃描采購項目采購的有關事項雙方簽訂本合同協議書。
一、工程期限及加工數量、價格、總金額
甲方工作人員清點本次掃描檔案數量統計約70萬頁，包括知青下放剩余56卷，所有改制企業憑證和文書檔案工資及職工花名冊，組織部、人事局、勞動局、勞動人事局文書檔案，兩市塘派出所檔案等。最終結算時以實際加工數量為準。
1、工程期限：中標簽訂合同后4個月內完工并通過驗收。
2、加工數量、單價及總金額：總金額19.592萬元（大寫：人民幣壹拾玖萬伍仟玖佰貳拾元整），項目按照實際加工量與對應的單價結算。
二、數字化技術要求
1、檔案交接
檔案進出庫交接嚴格執行檔案進出庫管理制度。雙方聯系人當場清點案卷數量，填寫“檔案交接登記本”，有缺少、破損等情況注明，完成交接。此項工作由雙方項目實施負責人完成。
2、檔案整理
在檔案掃描之前，對待加工檔案實體進行前處理，根據甲方要求對檔案案卷進行拆卷、頁面處理、核頁、編頁、排序等工作；檔案案卷級和文件級條目著錄、目錄數據校對、補錄、目錄打印和建立數據庫及檢索系統。
3、檔案數字化
①數字化設備要根據檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應規格的掃描儀或專業設備進行掃描。掃描方式原則上采用圖紙專用掃描儀。
②數字化模式，要求對所有紙質檔案均采用彩色模式進行掃描。
③分辨率要求，文字檔案掃描分辨率為300dpi，特殊情況，如文字偏小、密集、清晰度較差等，應適當提高分辨率。
④根據前處理單，認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，核對每份文件題名、實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件題名、頁數是否一致，如有不一致情況應注明具體原因和處理辦法。
4、圖像處理
①對掃描圖像進行校對，確保圖像完整無誤，并視需要對有問題的掃描圖像進行糾偏、去污、拼接等技術處理。裁黑邊（不許裁檔案圖像內的白邊）、排序等處理。
②對特殊處理的頁，標識清楚。
5、圖像儲存
①存儲格式。所有檔案（包括紙質、照片、底片）形成的圖像文件采用多頁PDF彩色格式存儲。
②圖像文件命名。每一份PDF文件以相應的檔號命名，文件夾命名應與文件級目錄中的案卷號、檔號命名相一致。
6、后期整理裝訂
在完成掃描后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。在恢復裝訂時，按照檔案原有的裝訂方向進行，不可更換裝訂位置（如改右裝訂為左裝訂）；遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側邊緣對齊，檔案內頁以下邊緣對齊；裝訂需采購專用裝訂線進行裝訂（裝訂線由加工單位提供），不可使用金屬或塑料裝訂物，如原始檔案中發現金屬或塑料裝訂物的應予以剔除；保持檔案的排列順序不變，不倒頁、不得漏頁、錯頁，不得壓字，裝訂牢固、不掉頁，做到安全、準確、無遺漏、無破損。同時，案卷備考表上要詳細記錄案卷內出現的漏號、缺號、重號、重頁、空白頁等增刪改情況，要求用黑色檔案專用水筆進行書寫，字體要求工整、清潔，不準出現涂改的情況。
7、數據掛接
數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環節確認為合格后，乙方向甲方免費提供符合檔案綜合管理系統技術要求的軟件，進行專業批量掛接，對比、剔除重復件，實現圖像文件與案卷級、文件級目錄數據庫的批量、快速掛接；實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索，并加入對應的電子地址信息等。要求掛號、數據掛接準確率、圖像完整性達到100%。檢索系統要單機檢索和網絡檢索同時制作，為方便檢索，每份文件要有目錄，如花名冊之類的目錄要錄入所有成員名。人口普查資料要做到鍵入人名可直接檢索。
8、數據備份
數字化加工后的檔案數據，需完全符合檔案綜合管理系統的業務要求，做到與甲方檔案綜合管理系統的無縫銜接，并將檔案數據完整準確地轉載到該系統中。數據經測試運行正常后，乙方應將目錄數據和數字化加工成品數據導入到磁盤陣列等存儲介質載體，以PDF數據格式實現存儲備份，保證檔案的安全利用。
9、檔案歸還
在數據驗收合格后，乙方必須對檔案實體進行逐卷清點，按檔案數量、卷內文件目錄、頁數與順序、文件狀況、裝訂要求等進行檢查，如發現丟失、損壞、圈劃或涂改等將追究其法律責任；順序錯誤、卷間文件顛倒等情況，乙方要重新進行處理和無條件整改。歸還每批實體檔案時，乙方應提供每批檔案掃描加工流程匯總報表和工作日志表，并隨同實體一起交接。同時應配合檔案館指定的專人一起做好實體的清點交接工作，并做好移交記錄。
三、雙方的權利義務
①甲方提供加工場地，安裝全方位24小時監控，項目完成后監控資料交由甲方存檔；
②乙方的項目加工人員應遵守甲方辦公場所的各項規章制度。
③甲方按合同規定的條款按時付款。
④乙方保質保量按時完成檔案服務工作，在保質期內發現服務質量缺陷，乙方負責返工或者采取補救措施，但因甲方使用、保管不當引起的問題除外。
⑤乙方應保證在服務過程中不會侵犯任何第三方的知識產權。
⑥本項目作業過程中提供的或涉及的所有數據屬甲方擁有，乙方無權在技術要求規定之外自行處置數據，不得自行刪除、復制、修改、轉移數據，不得以任何形式向第三方提供。
⑦乙方在加工過程中不得下載、留存、持有任何檔案信息，違者承擔法律責任并予以嚴厲經濟處罰。
⑧甲方對乙方人員進行身份審查和登記備案，并簽訂保密協議。
四、驗收方式
甲方對乙方經過自檢認為質量已經符合規定要求的成果，每批以抽檢10%-20%質檢的方式進行驗收，圖像（縮微或數字化）質量完好率、目錄和文件命名正確率大于99%、目錄與圖像掛接正確率達到100%予以驗收通過；抽檢合格率達不到的發回重做，直至達到驗收要求。
五、質量保證及后續服務
①兩年的免費質保期服務（自驗收合格之日起計算）。無論在質保期內還是質保期滿后，中標單位須對其實施的項目提供24小時技術服務，全方位響應需求。2小時內排除故障，無法解決的須在8小時內到達現場，并最遲在第2個工作日內排除故障。
②必須按照邵東市檔案館要求制定好培訓計劃和培訓內容，并聘請相關專業人員對邵東市檔案館相關人員進行培訓。
③項目完成后，設備需清除所有數據，中標單位備份硬盤數據2套移交給甲方，硬盤由甲方提供。
六、款項支付
簽訂合同后支付合同總金額的40%；完成項目全部工作且驗收合格后，支付合同總金額的55%（按投標單價結合實際完成數量計算）；剩余的5%作為質保金，滿一年后無任何質量問題無息支付。
七、違約責任
①甲方無正當理由拒絕接受服務的，甲方向乙方支付合同款項百分之五作為違約金。
②乙方在簽訂合同后十五日內未進場正式工作的，乙方向甲方支付百分之五的違約金，同時合同作廢。
③乙方應在規定的時間內完成工作，每逾期一天按總額萬分之三支付違約金。
④檔案掃描過程中不能出現掉頁、漏頁、不完整掃描，每發現一項罰款一百元。
⑤乙方不得泄密，每發現一次泄密事故，罰款一萬元。
八、不可抗力
①在合同有效期內，任何一方因不可抗力事件導致不能履行合同，則合同履行期可延長，其延長期與不可抗力影響期相同。
②不可抗力事件發生后，應立即通知對方，并寄送有關權威機構出具的注明。
③不可抗力事件延續120天以上，雙方應通過友好協商，確定是否繼續履行、部分履行或不履行合同，雙方對此不提出賠償責任。
九、其他
1、雙方在執行合同中所發生的一切爭議，應通過協商解決。如協商不成，可向邵東縣人民法院起訴。
2、本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，合同執行期內，乙方不得轉讓、變更或修改合同。
3、未盡事宜，雙方友好協商解決做出補充規定，補充規定與本合同具有同等法律效力。協商不成由甲方所在仲裁委員會提出仲裁。
4、本合同一式肆份，甲方貳份，乙方貳份。
5、其他未盡事宜，按照《中華人民共和國合同法》的有關規定。
【以下無正文，雙方簽字蓋章】
甲方（蓋章）：邵東市檔案館
法定代表人或委托代理人（簽字）：
地址：邵東縣宋家塘街道紅嶺路518號
聯系電話：0739-2721125
乙方（蓋章）：湖南琴海數碼股份有限公司
法定代表人或委托代理人（簽字）：
乙方地址：湖南省長沙市芙蓉區隆平高科技園長沖路99號
開戶銀行：中國建設銀行股有限公司長沙福元路支行
乙方賬號：43001514061052501570
聯系電話：0731-88707748
日期：2020年7月30日
備案單位：邵東市政府采購監督管理辦公室
備案時間：2020年8月10日
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